Consejos para escribir un email formal en inglés

Hey Student! 👋

Todos en cualquier momento nos hemos tenido que comunicar vía email ya que es una herramienta para comunicarse de lo más común en el trabajo y además para temas de mayor importancia.

Como cuando escribimos cartas, los emails constan de una estructura similar cuando se trata de escribir formalmente. Además si sabes cómo escribir en un email, darás en el clavo si te lo preguntan en el writing de algún examen oficial. ¡Hablando de exámenes! Te recordamos que desde aquí puedes acceder a una prueba de nivel en inglés gratis y sabrás a qué examen puedes prepararte.

Uno de los puntos que no debes dejar escapar para escribir bien un email, es saberte las formas más comunes y sobre todo, olvídate de traducir literalmente. Tienen sus propias frases hechas para los emails.

¡Vamos a verlo! 👀

Cómo escribir un email correctamente 👍

La intención de un email, es ser conciso con lo que se quiere contar y más vale ser breve y claro que lioso y largo. ¡Al grano! 😉

Intenta escribir con un vocabulario serio y formal, ya que el contexto siempre será más profesional que coloquial. También habrá que tener en cuenta a quien nos referimos, no es lo mismo a un compañero de trabajo que a tu jefe, pero al final siempre usaremos el mismo lenguaje.

La estructura de un email se divide así:

1. SALUDO (greetings)

2. INTRODUCCIÓN (introduction)

3. CUERPO (body)

4. CONCLUSIÓN (conclusion)

5. DESPEDIDA

1. Empecemos por el principio, LOS SALUDOS (greetings)

Si queremos escribir un EMAIL FORMAL podemos usar:

"Dear Mr Smith"
"Dear Charles"
"Dear Charles Smith"
Cuando no conocemos al destinatario podemos poner: "Dear Sir/Madame"

En este caso recordad que en inglés hay diferentes maneras de llamar señor/señora a alguien dependiendo de su estado civil.

Mr: Referido a hombres adultos (casados o solteros)

Miss: Referido a mujeres solteras

Mrs: Referido a mujeres casadas

Ms: Referido a mujeres que desconocemos su estado civil.

Sin embargo para escribir un EMAIL INFORMAL usaremos:

"Hi Sam"
"Hello Marie"
"Hey team/everyone"

2. Después seguiremos por LA INTRODUCCIÓN (Introduction)

Hay un par de opciones dependiendo si es la primera vez que escribes o si tienes que responder por primera vez a un email.

Si tenemos que escribir por primera vez un email, es de buenos modales presentarse (My name is...) y explicar brevemente cual es el motivo de tu email.

ACUÉRDATE DE ESTOS TIPS!

Para emails formales NO USAREMOS CONTRACCIONES, en caso de que sea informal, está mejor visto. Casi siempre se escribe en PRESENTE CONTINUO, por ejemplo, podemos poner:

I am writing to you... (Le escribo a usted...)
I am writing with regard to... (Le escribo con respecto a...)
I am writing in connection with... (Le escribo en relación con...)
I am writing with regard to... (Le escribo con respecto a...)
I am contacting you to... (Me pongo en contacto contigo...)
I am happy to inform you that... (Me alegra informale que...)

En el caso de contestar un email por primera vez, puedes usar estas frases:

In reference to your email... (En referencia a tu email...)
Thank you for you email... (Gracias por tu email...)
Following your email from...(Following your email from...(Siguiendo tu email...)

3. EL CUERPO

Para escribir el cuerpo del email tenemos que tener en cuenta que debe ser breve y usar párrafos dando espacio, para que se vea claro y limpio el mensaje que quieres dar . Por ejemplo:

Por otro lado: on the other hand
Sin embargo: however, though, although.
Además: in addition, furthermore.
Por lo tanto: therefore

4. CONCLUSIÓN

Con esta parte finalizaríamos el email y podemos usar estas frases:

I look forward to hearing from you (Espero tener noticias suyas)
Thanks in advance (Gracias por adelanado)
If you any questions, do not hesitate to contact me (Si tienes alguna duda no dudes en contcatarme)
Thanks for your help (Gracias por tu ayuda)
Let me know if you need anything else (Hazme saber si necesitas algo más)